เป็นคนพูดไม่รู้เรื่อง คนฟังไม่เข้าใจ ทำอย่างไรดี?

      การสื่อสารด้วยการพูดเป็นเรื่องที่คนทำงานไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ เนื่องจากต้องทำอยู่เป็นประจำแทบจะทุกวัน ซึ่งหากผู้ใดมีทักษะในการสื่อสารด้วยการพูดที่ดี มักส่งผลให้งานที่ดำเนินการอยู่มีประสิทธิภาพดี ทำให้ตัวของผู้สื่อสารเกิดความน่าเชื่อถือ และได้รับการยอมรับจากผู้ร่วมงาน

      อย่างไรก็ตาม สิ่งที่พบอยู่เป็นประจำก็คือหลาย ๆ ท่าน กลับไม่สามารถสื่อสารด้วยการพูดได้อย่างมีประสิทธิภาพทำให้ผู้ร่วมงานเกิดความสับสนจนออกอาการเหนื่อยใจ

      วันนี้เราจะมาวิเคราะห์อาการและสาเหตุของปัญหาที่มักจะทำให้หลาย ๆ ท่าน ไม่สามารถสื่อสารด้วยการพูดได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงวิธีการพัฒนาทักษะการสื่อสารด้วยการพูดให้ฟังนะครับ…

อาการทั่วไปของผู้ที่มีปัญหาการสื่อสารด้วยการพูด

1. ตอบไม่ตรงคำถาม เช่น ถามว่า “วันนี้แดดร้อนไหม?” แต่ตอบว่า “ไม่เป็นไร ขับรถยนต์” เป็นต้น แม้จะเป็นเรื่องเดียวกัน แต่ถามอย่าง ตอบอย่าง
2. พูดสลับคำ/สลับประโยค หรือพูดย่อจนฟังไม่รู้เรื่อง เช่น ละประธาน หรือกรรม จนทำให้คู่สนทนาไม่เข้าใจว่า ใคร ทำอะไร ที่ไหนกันแน่
3. พูดออกมากลางเรื่อง ไม่พูดประโยคตอนต้นทำให้คู่สนทนาไม่เข้าใจว่าเนื้อเรื่องเต็ม ๆ เป็นอย่างไร
4. พูดเร็วและรูปประโยคที่พูดไม่สมบูรณ์ ทำให้คู่สนทนาฟังไม่รู้เรื่อง
5. ขาดการปูเรื่อง พูดผลลัพธ์/บทสรุปของเรื่องออกมาเลย
6. เปลี่ยนหัวข้อสนทนาเร็ว จนคู่สนทนาตามไม่ทัน

สาเหตุของปัญหาการสื่อสารด้วยการพูด

1. มีอาการผิดปกติทางสมอง จะไม่มีทางทราบได้เลยจนกว่าจะพบแพทย์ และลองคุย หรือทำแบบทดสอบที่แพทย์ให้ เพื่อวัดผลการทำงานของสมอง
2. สมองคิดรวดเร็วเกินไป ด้วยความที่สมองคิดเร็ว จับรายละเอียดเก็บมาคิดวน ๆ มาก ๆ จึงทำให้ไม่สามารถคิดคำพูดได้ทันตามสมอง เช่น จะเล่าจาก 1>2>3>4 ปากกำลังเล่า 1 อยู่ แต่พอสมองคิดไปถึง 3 แล้ว เลยข้ามไปพูด 3 พอรู้สึกตัวว่ายังไม่ได้พูด 2 เลยวกกลับมาเล่า 2 อีกครั้งหนึ่ง
3. ขาดความมั่นใจในตัวเอง สิ่งที่ผู้สื่อสารด้วยการพูดได้อย่างมีประสิทธิภาพ มักจะโดดเด่นกว่าผู้อื่นคือ การที่เขามีความมั่นใจเวลาพูด และนั่นเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้คู่สนทนาที่กำลังฟังรู้สึกคล้อยตามได้ง่าย ซึ่งแตกต่างจากผู้ที่พูดแบบตะกุกตะกัก ดูไม่มั่นใจในสิ่งที่พูด ซึ่งทำให้ผู้ฟังสงสัยหรือรู้สึกไม่มั่นใจตามไปด้วยพอเป็นเช่นนั้นจึงทำลายความเชื่อมั่นลงไปเรื่อย ๆ ดังนั้น สิ่งสำคัญที่ควรจะมีก่อนการเริ่มสื่อสารกับผู้อื่นคือความมั่นใจในตัวเอง
4. ไม่มีเป้าหมายในการพูด ขาดจุดประสงค์ที่ต้องการจะสื่อสาร เป็นปัญหาที่ทำให้หลาย ๆ ท่านสื่อสารแบบวกไปวนมา บ้างก็พูดไปเรื่อย ๆ โดยไม่สามารถโฟกัสได้ว่าจะเอาอะไรเป็นสำคัญ ส่งผลให้ผู้ฟังไม่สามารถจับจุดประสงค์ในการพูด ดีไม่ดีอาจเข้าใจไปในเรื่องอื่น หากเป็นเช่นนี้กว่าจะคุยกันเข้าใจคงใช้เวลานาน ซึ่งแตกต่างจากผู้ที่สามารถสื่อสารด้วยการพูดได้อย่างมีประสิทธิภาพ ที่มีภาพในใจชัดเจนว่าต้องการอะไรจากการสื่อสารแต่ละครั้ง และสามารถทำให้ผู้ฟังไปถึงจุดนั้นโดยเร็วที่สุด ดังนั้น วิธีการที่ดีที่สุดคือ มีภาพในหัวก่อนว่าต้องการอะไร และอะไรคือสิ่งที่คาดหวังจากอีกฝ่าย
5. เรียงลำดับความคิดไม่ถูก การสื่อสารแต่ละครั้งก็เหมือนกับการเล่าเรื่องบางอย่างให้อีกฝ่ายรู้เรื่อง สิ่งสำคัญคือ จะสามารถเล่าเรื่องนั้นให้ผู้ฟังเข้าใจและติดตามได้ง่ายแค่ไหน หลาย ๆ ท่านที่พูดออกมาซะยาวเหยียดแต่ผู้ฟังกลับจับใจความอะไรไม่ได้เลย ทําให้เสียเวลากันทั้งสองฝ่าย กุญแจสำคัญคือ วิธีการลำดับเรื่องราว หากสามารถลำดับเรื่องราวได้ดีจะให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจได้ง่าย
6. ไม่มีข้อมูลที่หนักแน่นพอ ปัญหาที่หลาย ๆ ท่านมักพบเจอก็คือ การพูดแบบห้วน ๆ โดยไม่มีข้อมูลหรือเหตุผลสนับสนุน ทำให้สารที่สื่อออกไปยังผู้ฟังดูล่องลอย ไม่น่าคล้อยตาม ทั้งที่จริงแล้วสามารถอธิบายหลักเหตุผลรวมถึงสิ่งที่สามารถนำมารองรับเพื่อสร้างน้ำหนักให้กับสิ่งที่พูดได้ ซึ่งมันไม่ใช่เรื่องยากที่ผู้ฟังจะเชื่อหากพูดโดยมีเหตุผลรองรับที่หนักแน่น ไม่ใช่กล่าวอ้างลอย ๆ เพียงอย่างเดียว
7. ใช้อารมณ์ในการสื่อสารมากเกินไป สิ่งที่ตรงข้ามกับเหตุผลก็คืออารมณ์ ซึ่งหลายครั้งที่อารมณ์เป็นตัวฉุดให้การพูดคุยเสียเรื่อง เพราะการใช้อารมณ์เข้ามาเกี่ยวข้องจะทำให้อีกฝ่ายรับรู้อารมณ์ได้อย่างรวดเร็ว หากอารมณ์ของผู้พูดเป็นลบ มันจะกลายเป็นตัวขวางสำคัญไม่ให้อีกฝ่ายเข้าถึงสารที่กำลังสื่อ ดังนั้น ระหว่างที่กำลังสื่อสารให้พยายามฉุกคิดอยู่เสมอว่าตนเองอยู่ในอารมณ์ที่ผู้อื่นยอมรับได้หรือไม่
8. ขาดสมาธิ สมาธิเป็นหัวใจสำคัญที่จำเป็นต้องมีในระหว่างการสื่อสาร เพราะหากขาดสมาธิในการพูด อาจทำให้พูดหลงประเด็น ดังนั้น ต้องควบคุมสติตนเอง ฝึกให้ใจนิ่ง เวลาสื่อสารเรื่องอะไร ควรมีสมาธิจดจ่อเรื่องนั้นเพียงเรื่องเดียว อย่าเอาเรื่องอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องที่อยู่ในหัวออกมาพูดด้วย เพราะมันจะทําให้เสียสมาธิในการพูด
9. ใช้ศัพท์เทคนิคที่อีกฝ่ายไม่เข้าใจ หลายท่านมักใช้คําศัพท์เทคนิคเวลาพูดคุยกับผู้อื่น บางครั้งพูดซะยาวเหยียดแต่มีแค่ตนเองเท่านั้นที่เข้าใจ พอพูดจบอีกฝ่ายเลยมองว่าเป็นคนพูดไม่รู้เรื่อง ฟังตั้งนานไม่ได้เนื้อความอะไร บางท่านถึงขนาดรู้สึกว่าไม่น่าเสียเวลาคุยด้วยเลย แต่หากผู้พูดหลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เทคนิคที่ตนเองเข้าใจอยู่เพียงผู้เดียวออกไป หรือเปลี่ยนศัพท์เทคนิคที่ตนเองเข้าใจอยู่ฝ่ายเดียวเป็นคำที่อีกฝ่ายเข้าใจด้วยจะทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีพัฒนาทักษะการสื่อสารด้วยการพูดให้ผู้อื่นเข้าใจมากยิ่งขึ้น

1. พูดให้ช้าลง ก่อนพูดลองเรียบเรียงประโยคก่อนจึงค่อยพูดออกไป อาจดูเสียเวลา แต่เพื่อการฝึกฝนต้องยอมเสียเวลาสักหน่อย
2. หากต้องเล่าเรื่องยาว ๆ ที่มีรายละเอียดปลีกย่อยเยอะ ให้จดและเรียบเรียงลำดับเหตุการณ์ลงในกระดาษก่อน แล้วค่อย ๆ พูดตามที่จดไว้ เพื่อฝึกการพูด การเล่าเรื่องให้ถูกลำดับ
3. ก่อนตอบคำถาม ลองทบทวนคำถามของผู้ถามอีกครั้ง เพื่อตรวจทานว่าเขาถามอะไรกันแน่?
4. ลองตอบคำถามสั้น ๆ โดยไม่ต้องลงรายละเอียดมาก เพื่อฝึกไม่ให้ข้ามในสิ่งที่จะพูด
5. พิมพ์สิ่งที่จะพูดทั้งหมด แล้วตรวจทานว่าอ่านแล้วเข้าใจหรือไม่ และฝึกพูดจากสิ่งที่พิมพ์บ่อย ๆ
6. เปลี่ยน Mind Set ของตนเองก่อน เวลาที่คู่สนทนาทำหน้างุนงงกับสิ่งที่พูด ห้ามคิดว่า “แค่นี้ก็ไม่รู้” หรือ “แค่นี้ก็ไม่เข้าใจ” เพราะมันจะไปเพิ่มอีโก้ทำให้มองตนเองสูงกว่าผู้อื่นจนไม่พัฒนาตนเอง
7. คิดไว้เสมอว่า “ไม่สามารถเปลี่ยนให้ผู้อื่นมีความเข้าใจเหมือนตนเองได้” ดังนั้น ให้เริ่มต้นที่ตนเองก่อน ต้องพยายามอธิบายในสิ่งที่กำลังพูดในบริบทอื่น ๆ เพื่อให้อีกฝ่ายเข้าใจ
8. ประเมินคู่สนทนา ต้องประเมินก่อนว่า ผู้ฟังคือใคร สามารถใช้คำศัพท์เทคนิคได้ลึกแค่ไหน จากนั้นเลือกใช้คำศัพท์ให้เหมาะสมกับระดับของคู่สนทนา หากเป็นไปได้ให้เลือกใช้คำศัพท์ที่คนทั่วไปสามารถเข้าใจได้ โดยหลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์เทคนิค
9. ฝึก ฝึก แล้วก็ฝึก คุยกับผู้อื่นให้มากขึ้น ให้กลายเป็นชีวิตประจำวัน (ข้อนี้สำคัญมาก)

      ทักษะการสื่อสารด้วยการพูดเป็นทักษะที่สำคัญมากสำหรับคนทำงาน เนื่องจากทุกท่านย่อมมีเพื่อนร่วมงาน ซึ่งจะขอยกตัวอย่างจากประสบการณ์จริงของผู้เขียน เนื่องจากผู้เขียนเป็น HR ที่เคยมีโอกาสร่วมงานกับบริษัทไอทีหลายแห่ง (บริษัทปัจจุบันก็ไอที) ที่ต้องพูดคุยกับพนักงานอยู่เสมอ โดยเฉพาะพนักงานฝ่ายไอที (Developer, Programmer, Network engineer, IT Support ฯลฯ) เหตุการณ์ที่จะเกิดขึ้นบ่อย ๆ ก็คือ พนักงานฝ่ายไอทีเกือบทุกคนมักจะพูดด้วยคำศัพท์เทคนิคมากมาย และพูดสั้นกระชับ แต่ในทางกลับกันหากสนทนากันผ่านโปรแกรมแชท พนักงานฝ่ายไอทีเหล่านี้มักจะอธิบายเป็นตัวหนังสือได้ดี ทำให้รู้สึกราวกับว่าเป็นคนละคนกัน

      ปัญหานี้ทำให้พนักงานฝ่ายไอทีเหล่านี้ในบริษัทของผู้เขียนไม่สามารถที่จะปรับตำแหน่งเลื่อนขั้นไปสู่ ตำแหน่งที่สูงขึ้นได้ เนื่องจากผู้บริหารมองว่ายังขาดทักษะด้านการสื่อสารอยู่มาก เพราะเมื่ออยู่ในตำแหน่งที่สูงขึ้น จะต้องมีการประชุม ให้คำปรึกษา และเจรจาต่อรองกับบุคคลอื่น ๆ มากมาย

      จากเหตุการณ์ที่ผู้เขียนยกตัวอย่างขึ้นมานี้ จะเห็นว่า ทักษะการสื่อสารมีความสำคัญมาก ไม่ว่าจะทำงาน ไอที หรือสายงานใด ๆ ก็ตาม การสื่อสารที่ดีไม่ว่าจะผ่านช่องทางใดก็ตามควรทำให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด นั่นคือ ผู้รับสารมีความเข้าใจตรงกับเนื้อหาสารที่ผู้พูดต้องการจะส่งไปให้ และผู้รับมีการตอบกลับหรือปฏิกริยาต่อการรับสารนั้น ดังนั้น เหล่าคนทำงานทั้งหลาย จึงควรมีการฝึกฝนทักษะทางด้านการพูดอยู่เสมอ สำหรับท่านที่มีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานน้อย ควรพยายามพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานและคนรอบข้างให้มากขึ้น ซึ่งจะส่งผลดีต่องานที่ทำและความสัมพันธ์กับคนรอบข้าง

      ทั้งนี้คนรอบข้างก็ควรเป็นกำลังใจให้ผู้ที่มีปัญหาการสื่อสารด้วยการพูด มากกว่ามองว่าเขาเป็นคนแปลกประหลาด หรือเลิกคบเขาเสียก่อนนะครับ

ขอขอบคุณข้อมูลดี ๆ จาก:  https://medium.com/  // บทความโดย - Rattana-anun Chanchai